不動産の売買、贈与、相続などの登記が完了すると、「登記識別情報通知」という書類が発行されます。
一般的には、昔の「権利証（登記済証）」に相当するものと説明されますが、重要なのは通知書という紙そのものではなく、そこに記載された情報です。
特に注意しなければならないのは、土地を分筆または合筆した場合に、通知書に記載された地番と現在の地番が一致しない時です。
新旧複数の通知書が手元に残ったりします。
「地番が消えたから古い通知書は捨ててよい」「分筆したら新しい権利証が発行される」といって、処分してしまうと、後々面倒なことになります。
この記事では、登記識別情報通知の安全な保管方法、紛失や漏えいが疑われる場合の対応、分筆・合筆をした土地について将来どの情報が必要になるのかを、具体例を交えて解説しま。。
登記識別情報とは
登記識別情報とは、登記名義人本人からの申請であることを登記官が確認するために用いる情報です。
アラビア数字その他の符号を組み合わせた12桁の符号で、不動産および登記名義人となった申請人ごとに定められます。
例えば、夫婦が2分の1ずつの持分で土地を取得した場合には、同じ土地であっても、夫と妻にはそれぞれ別の登記識別情報が通知されます。
また、同じ人が土地と建物を同時に取得しても、土地と建物では別の情報になります。
「通知書」と「12桁の情報」は分けて考える
登記識別情報通知は、12桁の情報を所有者に知らせるための書面です。
したがって、通知書を写真撮影したりコピーしたりして12桁の情報が第三者に知られれば、原本を金庫に入れていても書面を盗まれたようなものです。
反対に、通知書を紛失したからといって、直ちに不動産の所有権を失うわけではありません。
ただし、将来の売却や担保設定の際に通常とは異なる本人確認手続が必要になったり、情報の漏えいが疑われる場合には不正利用を防ぐ対応が必要になります。
登記完了証とは別の書類
登記識別情報通知と一緒に「登記完了証」が交付されますが、両者は別物です。
登記完了証は、申請した登記が完了したことを知らせる書類であり、登記識別情報の代わりにはなりません。
書類を整理するときは、「登記識別情報通知」「登記完了証」「登記事項証明書」を同じものとして扱わないようにしましょう。
以前の登記済証（権利証）も有効
登記識別情報制度が始まる前に交付された登記済証、いわゆる権利証は、制度変更後も手続きに利用します。
古い書類だからという理由だけで処分してはいけません。
分筆・合筆を繰り返している土地では、現在の地番が記載されていない古い権利証が重要になることもあります。
登記識別情報通知を保管するときの注意点
1．目隠し部分は必要がなければ開けない
書面で交付される登記識別情報通知は、12桁の情報が簡単に見えないよう、シールまたは折り込み部分などで目隠しされています。
開封しただけで登記識別情報が無効になるわけではありませんが、開封後は第三者に見られる危険が高まります。
売却や抵当権設定など、実際に情報を確認する必要が生じるまでは、目隠し部分を開けずに保管するのが安全です。
必要があるときは、自分で安易に開封する前に、手続を依頼する司法書士へ相談するとよいでしょう。
2．金庫など施錠できる場所に保管する
登記識別情報通知は、実印、印鑑登録証、本人確認書類と同じ場所にまとめて保管すると、盗難時に複数の本人確認手段を同時に失うおそれがあります。
可能であれば保管場所を分け、耐火・防盗性のある金庫など、第三者が簡単に取り出せない場所で管理しましょう。
目隠し部分をすでに開封している場合は、通知書を封筒に入れて封をし、開封したことが分かるようにしておく方法も考えられます。
3．写真やクラウドに安易に保存しない
「紛失に備えてスマートフォンで撮影しておこう」と考える方もいますが、端末の紛失、写真の自動同期、メールやクラウドサービスへの誤送信によって情報が漏れる可能性があります。
12桁の符号はパスワードに近い性質を持つため、平文の写真やPDFを、家族で共有するオンラインストレージや通常のメールに保存することは避けた方が安全です。
4．不動産ごと・名義人ごとに整理する
通知書には、不動産の所在・地番または家屋番号、登記の目的、受付年月日・受付番号、名義人などが記載されています。
複数の不動産を所有している場合は、通知書の表面に大きく書き込みをするのではなく、別紙の一覧表やクリアファイルの見出しで整理しましょう。
共有不動産では、同じ不動産について共有者ごとに異なる情報があるため、誰の持分に関する通知書なのかを区別することが重要です。
5．売却・分筆・合筆の後も自己判断で捨てない
不動産の一部を売却した、地番が変わった、合筆で一部の地番がなくなったという理由だけで、古い通知書や権利証を処分するのは危険です。
特に分筆では、分筆前に通知された登記識別情報が分筆後の複数の土地に関係します。
合筆でも、合筆前の書類が登記経緯の確認や、合筆後の識別情報を提供できない場合の検討資料になることがあります。
処分の可否は、現在の登記事項証明書と登記の履歴を確認した上で判断しましょう。
6．家族には「保管場所」を伝え、符号は広めない
所有者に万一のことがあったとき、家族が通知書の存在を知らなければ、重要書類が遺品整理で廃棄されるおそれがあります。
信頼できる家族には保管場所や書類の一覧を伝えておく一方、12桁の符号そのものをメモやメッセージで広く共有しないことが大切です。
登記識別情報通知を紛失した場合、再発行はできる？
登記識別情報は、紛失しても再発行や番号変更を受けることができません。
ただし、紛失しただけで登記ができなくなるわけではありません。
将来、売買や贈与などで登記識別情報を提供できない場合は、原則となる事前通知制度や、司法書士などの資格者代理人が本人確認情報を作成・提供する制度を利用できます。
もっとも、事前通知は登記名義人による所定期間内の申出が必要であり、取引日当日に確実に所有権移転を完了させたい不動産売買では、決済上のリスクが問題になるため、この方法をとることはできません。
資格者代理人による本人確認情報も、本人確認や資料調査が必要となり、通常は別途費用がかかることが一般的です。
紛失に気付いた時点で売却予定がある場合は、契約や決済の直前まで放置せず、早めに司法書士へ相談することが重要です。
盗難・盗み見・データ流出が疑われる場合
通知書が盗まれた、目隠し部分が第三者によって開封された、12桁の情報を保存したデータが流出した可能性がある場合には、登記識別情報の「失効の申出」を検討します。
失効すると、その情報を将来の登記申請に使用できなくなります。
失効後に代わりの番号を再発行してもらったりする制度はないため、漏えいの可能性と将来の手続への影響を整理して判断する必要があります。
不安があるときは、対象不動産を管轄する法務局または司法書士に相談しましょう。
土地を分筆した場合の登記識別情報
分筆とは、登記上1筆の土地を2筆以上の土地に分ける手続です。例えば「100番」の土地を分筆して、「100番1」と「100番2」に分けるような場合です。
分筆だけでは新しい登記識別情報は通知されない
通常の分筆登記は土地の表示に関する登記であり、所有者が別人になる手続ではありません。そのため、分筆登記が完了しても、分筆後の各土地について新しい登記識別情報が通知されるわけではありません。
分筆前の「100番」の所有権取得時に通知された登記識別情報が、分筆後の「100番1」と「100番2」の双方に関係する情報として引き継がれます。通知書の地番が現在の登記事項証明書と一致しなくても、それだけで無効になったと判断してはいけません。
分筆後に一方の土地を売却した場合
「100番1」と「100番2」に分筆した後、「100番2」だけを売却したとします。
売主は、分筆前の土地について通知された登記識別情報を用いて「100番2」の所有権移転登記を行います。
買主には「100番2」の所有権移転登記に基づく新しい登記識別情報が通知されます。
一方、売主が所有し続ける「100番1」については、分筆前の登記識別情報が引き続き関係します。
したがって、「100番2を売ったときに一度使ったから、古い通知書は不要」と考えて処分すると大変です。
登記識別情報は、使っただけで常に失効する仕組みではなく、権利の一部移転や担保設定などで繰り返し本人確認に用いられることが予定されています。
また、通知書の原本を買主へそのまま渡してしまうと、売主が残した土地に関する情報まで管理できなくなるおそれがあります。
実際の決済では、司法書士が対象不動産と受付情報を確認し、必要な情報のみを適切な方法で提供します。
分筆を繰り返している土地は履歴確認が必要
分筆、地番変更、区画整理、合筆後の再分筆などが重なると、現在の地番だけを見ても、どの通知書が対応するか判断できないことがあります。
この場合は、現在の登記事項証明書だけでなく、閉鎖登記簿や共同担保目録、登記受付情報などを確認して、所有権取得から現在までのつながりをたどります。
土地を合筆した場合の登記識別情報
合筆とは、隣接する複数の土地を登記上1筆の土地にまとめる手続です。
ただし、接続していない土地、地目や地番区域が異なる土地、所有者や共有持分が異なる土地などは、合筆できません。
抵当権など所有権以外の権利の登記がある場合にも制限があります。
合筆登記の申請時に必要となる情報
所有権の登記がある土地の合筆登記を所有者が申請するときは、本人確認のため登記識別情報または登記済証が必要です。
ただし、合筆する全ての土地について提供する必要があるわけではなく、不動産登記令第8条第2項により、合筆対象のうち、いずれか1筆の土地の所有権に関する登記識別情報を提供すれば足りるとされています。
これは「合筆後の土地を売却するときに、合筆前の識別情報が1筆分だけあれば必ず足りる」という意味ではありません。
合筆登記の申請時と、合筆後の所有権移転や抵当権設定の申請時とでは、必要となる情報の判断場面が異なるため注意が必要です。
合筆後には新しい登記識別情報が通知される
例えば、「200番1」と「200番2」を合筆して「200番1」とした場合、通常、合筆登記の完了後に合筆後の土地について新しい登記識別情報が通知されます。
将来、合筆後の土地を売却したり、抵当権を設定したりするときは、この合筆登記により通知された新しい情報を使用します。
合筆前の通知書に記載された地番の一部が閉鎖されても、直ちに古い通知書を廃棄してよいとは限りません。
実務上、合筆後に通知された情報を提供できない場合に、合筆前の全ての土地に関する登記識別情報または登記済証で対応することが可能です。
また、国土調査などを契機として職権で分合筆が行われたケースでは、通常の申請による合筆と同じように新しい情報が通知されていないこともあります。
ただし、旧権利証と登記識別情報が混在する場合、共有者がいる場合、抵当権などの権利関係がある場合、途中で所有権移転が行われている場合などは、必要書類の判断が複雑です。
「合筆前の書類が1通あるから大丈夫」「新しい通知書がないから登記できない」と自己判断せず、登記記録と手元の書類を照合することが重要です。
よくある質問
Q1．目隠し部分を開けてしまいました。無効になりますか？
開封しただけで無効になるわけではありません。
ただし、第三者に見られていないかを確認し、封筒に封をして金庫に保管するなど、これまで以上に厳重に管理してください。誰かに見られた可能性がある場合は、失効の申出を含めて相談しましょう。
Q2．通知書をなくすと不動産を売れませんか？
紛失しても売却できないわけではありません。
事前通知や資格者代理人による本人確認情報など、別の本人確認手続を検討します。ただし、時間・費用・取引上のリスクが増えるため、売却予定が決まったら早めの確認が必要です。
Q3．通知書の地番が登記事項証明書と違います。使えませんか？
分筆、合筆、地番変更などによって、通知書の地番と現在の地番が異なることがあります。
地番が一致しないという理由だけで、使用できないとは判断できません。閉鎖登記簿などを調査して、現在の土地とのつながりを確認します。
Q4．相続登記には、亡くなった人の登記識別情報が必要ですか？
相続による所有権移転登記では、通常、被相続人の登記識別情報を提供することは要件とされていません。
ただし、被相続人の登記上の住所と戸籍上の本籍・最後の住所とのつながりを証明しにくい場合などに、古い権利証が補足資料として役立つことがあります。相続だから不要だと決めつけて処分せず、相続登記が完了するまで保管してください。
Q5．一度登記に使った情報は、もう使えませんか？
一度提供しただけで、必ず無効になるわけではありません。
分筆後の一部売却、持分の一部移転、抵当権設定などでは、同じ所有権取得に基づく情報が後の登記にも関係することがあります。
ただし、所有権全部を他人へ移転した後は、元所有者の情報が新所有者の処分登記に使われるわけではありません。
まとめ
登記識別情報は、不動産の登記申請において本人確認に用いられる重要な12桁の情報です。通知書は、目隠し部分を必要がない限り開けず、写真撮影やクラウド保存を避け、金庫などで厳重に保管しましょう。
紛失しても所有権を失うわけではありませんが、再発行はされず、将来の手続で時間や費用が増える可能性があります。
分筆では、原則として新しい登記識別情報は通知されず、分筆前の情報が分筆後の各土地に関係します。合筆では、申請時には対象土地のうちいずれか1筆の情報で足りますが、完了後には合筆後の土地について新しい情報が通知されます。
分筆・合筆の後は地番と通知書が一致しないことがあるため、古い通知書や権利証を自己判断で廃棄しないことが大切です。
登記識別情報が見当たらない、古い地番の権利証しかない、分筆・合筆を繰り返していて対応関係が分からないという場合は、売買や贈与の直前ではなく、余裕をもって司法書士へご相談ください。
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参考リンク
- 法務省：新不動産登記法Q＆A
- 福島地方法務局：登記識別情報って何？
- e-Gov法令検索：不動産登記令
- e-Gov法令検索：不動産登記法
- e-Gov法令検索：不動産登記規則
- 法務省：不動産登記の電子申請（オンライン申請）について
- 法務局：不動産登記の申請書様式について（合筆）
